Cuentas por cobrar BHPH: guía de control para dealers
En un dealer Buy Here Pay Here, revisar las cuentas por cobrar empieza por una pregunta concreta: ¿qué importe corresponde a cada contrato y qué pagos ya quedaron registrados? Una lista ordenada permite preparar esa revisión sin depender de mensajes sueltos o de la memoria del equipo.
Qué revisar en cada cuenta
- Cliente y contrato: confirma que ambos identificadores coinciden antes de registrar o consultar un pago.
- Vehículo: identifica la unidad por VIN o por el identificador interno que uses en tu inventario.
- Saldo registrado: contrástalo con los pagos y ajustes documentados. No mezcles un pago pendiente de confirmar con uno ya recibido.
- Próxima fecha de pago: revisa la fecha y la frecuencia que constan en el contrato.
- Último pago y recibo: comprueba importe, fecha y referencia para evitar duplicados.
- Pendientes de revisión: separa diferencias de registro, comprobantes faltantes y cuentas que requieren seguimiento.
Una rutina diaria de revisión
Empieza por los pagos recibidos que todavía no has conciliado. Relaciona cada comprobante con su contrato, revisa que no se haya registrado antes y confirma el saldo resultante. Después consulta las fechas próximas y las cuentas que aparecen atrasadas.
Antes de contactar a un cliente, revisa el historial disponible. Un pago recibido que aún no figura en el sistema puede cambiar la situación de la cuenta. Si encuentras una diferencia, documenta qué falta por confirmar y quién la revisará.
Ejemplo de una diferencia de registro
Supongamos que el equipo recibe un comprobante de un pago de $200 y dos personas lo revisan. El objetivo es registrar ese mismo pago una sola vez y asociar el recibo al contrato correcto. El ejemplo es hipotético: no calcula intereses, cargos ni un saldo contractual.
Antes de cerrar la revisión, comprueba la referencia del pago, el importe y la fecha. Si falta información, conserva la diferencia como pendiente en lugar de asumir que se recibió un segundo pago.
Conecta inventario, contratos y cobros
En J5Drive puedes organizar el inventario, los clientes y los contratos, y consultar saldos, pagos registrados y próximas fechas. Revisa las funciones de inventario y cobros BHPH para evaluar cómo encajan en la operación de tu dealer.
Empieza con una cuenta: confirma el vehículo, revisa el historial y localiza el comprobante del último pago. Esa revisión te ayudará a identificar qué información debe quedar disponible para tu equipo.
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